Teamworks

TEAMWORKS

Mengapa tim menjadi begitu populer?

l  Tim biasanya bekerja lebih baik dari pada individu ketika tugas-tugas yang dilakukan membutuhkan banyak keterampilan, pendapat dan pengalaman

l  Tim memiliki kecakapan untuk berkumpul, menyebarkan, berkumpul kembali dan membubarkan diri dengan cepat.

l  Tim memudahkan partisipasi diri dengan cepat.

Perbedaan antara Kelompok dan Tim

Ø  Kelompok kerja adalah kelompok yang berinteraksi terutama untuk berbagi informasi dan membuat berbagai keputusan untuk membantu setiap anggota bekerja di daerah area tanggung jawabnya

Ø  Tim kerja adalah kelompok yang usaha usaha individualnya menghasilkan kinerja lebih tinggi dari pada jumlah masukan individual.

	Kelompok Kerja	Tim Kerja
Tujuan	Berbagi informasi	Kinerja Kolektif
Sinergi	Netral (terkadang negatif)	Positif
Akuntabilitas	Individual	Individual dan Mutual
Keterampilan	Acak dan bervariasi	Saling melengkapi

Jenis-Jenis Tim

a)        Tim Penyelesaian Masalah (Problem Solving)

Kelompok-kelompok yang terdiri atas lima sampai dua belas karyawan dari departemen yang sama yang bertemu selama beberapa jam setiap minggu untuk mendiskusikan berbagai cara peningkatan kualitas, efisien, dan lingkungan kerja.

Dalam tim ini, para anggota berbagi ide atau memberikan saran mengenai bagaimana proses dan metode kerja bisa ditingkatkan, meskipun mereka jarang sekali memiliki wewenang untuk mengimplementasikan berbagai tindakan yang mereka usulkan secara unulateral

Contoh:.

b)        Tim Kerja yang Mengelola diri sendiri

Kelompok-kelompok yang terdiri atas sepuluh sampai lima belas orang yang memikul tanggung jawab dari para pengawas mereka terlebih dahulu. Akibatnya, posisi pengawas menjadi tidak begitu penting.

Contoh self managed: Robbins mencontohkan Xerox, General Motors, CoorsBrewing, PepsiCO, Hewlett-Packard, Honeywell, M&M/Mars, dan Aetna Life sebagai contoh sejumlah nama perusahaan populer yang telah mengimplementasikan konsep tim self-managed work.

c)        Tim Lintas Fungsional

Para karyawan yang berasal dari tingkatan hierarkis yang kurang lebih sama, tetapi dari berbagai bidang pekerjaan yang berbeda, yang berkumpul untuk menyelesaikan tugas.

Tim lintas fungsional merupakan cara efektif yang memungkinkan orang-orang dari berbagai area yang berbeda di dalam sebuah organisasi (atau bahkan diantara organisasi-organisasi) untuk bertukar informasi, mengembangkan ide-ide baru dan menyelesaikan banyak masalah, dan mengoordinasi berbagai proyek yang rumit.).

Contoh Cross Functional :

Kepanitiaan Wisuda di bagi beberapa divisi , ada divisi keamanan , dan lain sebagainya.

Toyota, Honda, Nissan, BMW, GeneralMotors, Ford, dan DaimlerChrysler.

masih menurut Robbins, antara tahun 1999 hingga Juni 2000 manajemen senior IBM menarik 21 pekerja dari sekitar 100 ribu staf teknologi informasinya guna meminta saran bagaimana perusahaan bisa cepat menyelesaikan proyek dan memasarkan produk secara cepat ke pasar.  Ke-21 anggota dipilih karena mereka punya karakteristik yang serupa dimana mereka pernah berhasil memimpin proyek-proyek berjangka cepat. “Speed Team”, demikian julukan tim tersebut, bekerja selama 8 bulan saling berbagi informasi, menguji perbedaan antara proyek-proyek berjangka cepat dan lambat, dan mereka mampu melahirkan rekomendasi-rekomendasi seputar bagaimana IBM bisa mempercepat produksinya.

d)        Tim Lintas Virtual

Tim yang menggunakan teknologi komputer untuk menyatukan anggota anggota yang terpisah secara fisik guna mencapai tujuan bersama.

Tim virtual bisa melakukan semua hal yang dilakukan oleh tim yang lain. Berbagai informasi, membuat berbagai keputusan dan menyelesaikan tugas. Tim ini juga bisa beranggotakan dari organisasi yang sama atau menghubungkan para anggota sebuah organisasi dengan para karyawan dari berbagai organisasi lain (seperti pemasok dan rekan-rekan bersama).

Contoh tim virtual : perusahaan seperti Hewlett-Packard, Boeing, Ford, VeriFone, danRoyal Dutch/Shell menjadi pengguna utama Tim Virtual ini. VeriFone, contoh Robbins lebih lanjut, adalah perusahaan perakit mesin pembaca informasi kartu kredit, di mana penggunaan Tim Virtual-nya memungkinkan 3000 karyawannya, yang berlokasi di seluruh penjuru dunia, untuk kerja bersama mendesain proyek, merencanakan pemasaran, dan membuat presentasi penjualan.

Creating Effective Teams

Ada 4 kategori komponen kunci dalam membentuk suatu kelompok yang efektif:

•          Work Design

Desain kerja yang mengijinkan pekerja melihat bagaimana metode kerja, layout kerjasama antara pekerja dengan mesin adalah work design. Dibagi menjadi beberapa kategori seperti kebebasan dan kemandirian, kesempatan untuk memanfaatkan kemampuan dan talenta yang berbeda, kemampuan untuk mengidentifikasi tugas, dan bekerja pada tugas atau proyek yang memiliki dampak yang substansial pada yang lainnya.

Misal : Apabila setiap anggota memiliki work design yang jelas maka tidak akan terjadi kebingungan, apakah yang harus dikerjakan, mana yang tugas miliknya atau tugasnya akan berhubungan dengan siapa.

•          Composition

Kategori ini  memasukkan variabel yang terkait bagaimana tim dapat dibentuk menjadi staf.

o          Kemampuan anggota tim

Sebuah tim membutuhkan 3 tipe kemampuan, yaitu keahlian teknis, mampu memecahkan masalah dan mengambil keputusan serta kemampuan interpersonal.

o          Personalitas

Kepribadian seseorang sangat mempengaruhi perilaku seseorang dalam sebuah organisasi.

Contoh: Seseorang dengan keterbukaan yang tinggi akan menerima ide dan memberikan ide lebih aktif daripada yang keterbukaannya rendah. Sehingga berpengaruh pada kinerjanya.

o          Alokasi peran

Setiap tim memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi tiap anggota harus dipilih untuk memastikan bahwa tiap peran telah terisi dengan baik. Supaya efektif, tiap anggota harus dialokasikan ke bidang yang memang disukai oleh anggota tersebut.

o          Keanekaragaman dalam tim

Apabila keanekaragaman itu dapat dimanfaatkan dengan tepat maka keanekaragaman tersebut dapat berdampak positif.

o          Ukuran tim

Untuk membentuk tim yang efektif sedikitnya terdiri dari 4 orang, paling banyak 12 orang.

o          Fleksibilitas anggota

Apabila anggota tim memiliki kemampuan adaptasi yang baik maka ini menjadi kelebihan bagi tim karena tim menjadi tidak bergantung pada satu orang saja.

o          Preferensi anggota

Untuk membentuk tim yang efektif maka harus dilihat juga keinginan dari anggota itu sendiri.

•          Kontekstual

Ada tiga kontekstual yang berpengaruh signifikan terhadap performa tim, antara lain:

o          Sumber-sumber yang memadai

Tim dapat menghasilkan kinerja yang baik juga tergantung pada sumber daya yang disediakan oleh organisasi di luar tim.

Misal : Manajemen perusahaan juga harus mendukung jalannya sebuah organisasi yang efektif, sehingga bisa saling membantu.

o          Kepemimpinan dan struktur

Agar tim dapat berjalan dengan baik struktur di dalamnya harus jelas, sehingga tugas yang dilakukan memilik hasil yang optimal.

Misal : Tiap anggota tahu harus ke mana untuk mempertanggungjawabkan tugasnya.

o          Performa evaluasi dan sistem hadiah

Untuk dapat memotivasi anggota tim juga dapat dilakukan lewat evaluasi individu dan pemberian hadiah.

Misal : Dengan adanya sistem hadiah maka anggota tim pemasaran dapat memaksimalkan penjualan di bulan tertentu.

·         Proses

Hal lain yang berkaitan dengan keefektifan tim adalah variabel proses. Pada komponen ini hal-hal yang terkait adalah :

o        Tujuan Bersama. Misal : Sebuah tim pemasaran perusahaan memiliki target penjualan harus naik 25% dari penjualan bulan sebelumnya.

o        Specific Goals. Misal : Sebuah tim pengembangan produk menargetkan bahwa dalam 2 bulan sebuah produk baru harus tercipta dan dapat dipasarkan.

o        Team Efficacy : Keefektifan tim mempunyai kepercayaan tersendiri, mereka percaya mereka dapat sukses. Kita menyebutnya kekuatan tim.

o        Conflict Levels. Misal : Apabila dalam sebuah tim terjadi konflik maka konflik tersebut dapat dijadikan bahan untuk evaluasi sehingga lebih baik.

o        Social loafing  : seorang individu dapat bersembunyi dalam sebuah kelompok.

SHAPING TEAM PLAYERS

Beberapa alternative yang bisa dilakukan manajer untuk merubah individualistis menjadi pekerja dalam team :

•          Selection

Untuk menggaji karyawan yang bekerja dalam team, manajer harus yakin bahwa karyawan itu benar – benar memenuhi kriteria team dan dapat bekerja dengan baik dalam team sehingga penggajiannya layak diterima.

•          Training

Sifat individualistis bisa dilatih untuk menjadi sifat anggota team. Pelatih training menyediakan sarana latihan agar karyawan bisa merasakan kepuasan bekerja sama dalam team.

•          Rewards

Sistem reward dibutuhkan untuk mendorong perkembangan anggota team.

Contohnya adalah Hallmark Cards, Inc. yang menawarkan bonus tahunan bila tujuan team tercapai.

CONTEMPORARY ISSUES IN MANAGING TEAMS

Dalam bagian ini ada tiga issue yang berhubungan dengan mengelola tim :

1.         Bagaimana tim memfasilitasi adaptasi dari total quality management?

2.         Apa implikasi dari workforce diversity dalam performa tim?

3.         Bagaimana management dapat mengembalikan performa kerja dalam sebuah tim yang tersendat?

TEAMS AND TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)

Esensi dari TQM adalah proses perbaikan, dan keterlibatan karyawan merupakan suatu hal yang penting dalam proses perbaikan. Ford mengidentifikasi 5 sasaran, tim tersebut harus :

1.         Cukup kecil untuk menjadi efisien dan efektif

2.         Terlatih dalam kemampuan (skill) yang akan di butuhkan

3.         Mempunyai alokasi waktu yang cukup untuk memecahkan masalah yang dituju

4.         Diberikan wewenang untuk mengatasi masalah dan menerapkan perbaikan

5.         Setiap tim memiliki perwakilan yang di tunjuk dalam pekerjaannya untuk dapat menyiasati hambatan yang timbul

TEAMS AND WORKFORCE DIVERSITY

Perbedaan menyediakan perspektif baru dalam masalah, tetapi perbedaan juga membuat tim menjadi susah bersatu dan mencapai kesepakatan. Tim yang heterogen memberikan banyak perspektif untuk di diskusikan yang menaikan kemungkinan adanya berbagai macam solusi yang unik dan kreatif. potensi negatif dari perbedaan : menghalangi suatu kepaduan dalam kelompok, namun pada bab sebelumnya kita menemukan kesatuan dan produktifitas kelompok yang sesuai oleh hal yang terkait dengan norma – norma. Kami menyarankan bahwa norma pada tim adalah mendukung suatu perbedaan, selanjutnya sebuah tim dapat memaksimalkan heterogen ketika pada waktu yang sama mendapat keuntungan dari tingkat kesatuan yang tinggi.

TEAMS AND WORKFORCE DIVERSITY

Perbedaan menyediakan perspektif baru dalam masalah, tetapi perbedaan juga membuat tim menjadi susah bersatu dan mencapai kesepakatan.

Suatu hal yang utama untuk perbedaan dalam kerja tim adalah ketika tim yang terlibat dalam pemecahan masalah dan tugas pengambilan keputusan. Tim yang heterogen memberikan banyak perspektif untuk di diskusikan yang menaikan kemungkinan adanya berbagai macam solusi yang unik dan kreatif. Selain itu, kurangnya pemikiran yang sama biasanya membuat tim yang berbeda menghabiskan banyak waktu dalam mendiskusikan banyak masalah yang mana dapat mengurangi kesempatan pemilihan alternatif yang lemah

Keuntungan :

-           Berbagai perspektif

-           Keterbukaan yang lebih besar untuk ide – ide yang baru

-           Beberapa interpretasi

-           Meningkatkan kreatifitas

-           Meningkatkan fleksibilitas

-           Meningkatkan kemampuan pemecahan masalah

Kerugian :

-           Ambigu

-           Kompleksitas

-           Kebingungan

-           Kesalahan komunikasi

-           Kesulitan dalam mencapai kesepakatan tunggal

-           Kesulitan dalam menyetujui tindakan spesifik

REINVIGORATING MATURE TEAMS

Sebuah tim yang dewasa (matang) sangat rentan terhadap pemikiran kelompoknya. Para anggota mulai percaya bahwa mereka dapat membaca pikiran setiap orang sehingga mereka mengamsumsikan bahwa mereka tau apa yang setiap orang pikirkan. Akibatnya, anggota tim menjadi enggan untuk mengungkapkan pikiran mereka dan kemungkinan kurangnya tantangan pada setiap orang.

Sumber lain masalah untuk tim dewasa adalah bahwa kesuksesan awal mereka sering kali  dengan mengambil tugas – tugas yang mudah. Tetapi dengan berjalannya waktu, masalah yang mudah menjadi terpecahkan dan tim harus mulai menghadapi isu – isu yang lebih susah. Sebagai hasilnya terkadang dapat membawa bencana, konflik meningkat karena masalah – masalah yang terjadi semakin memiliki solusi yang tidak pasti dan performa tim dapat turun.

Apa yang dapat dilakukan untuk dapat memperkuat mature team? Ada 4 saran :

1.         Menyiapkan para anggota untuk berhadapan dengan masalah pendewasaan

Mengingatkan anggota tim bahwa mereka tidak unik, semua tim yang sukses harus berhadapan dengan persoalan yang mendewasa (kompleks).

2.         Memberikan pelatihan yang menyegarkan

Ketika anggota tim mengalami keputusasaan pelatihan tersebut memungkin dapat membantu untuk menyediakan sarana pelatihan dalam komunikasi, konflik resolusi pemecahan masalah, tim proses, dan kemampuan lainnya..

3.         Memberikan pelatihan lanjutan

Keahlian yang digunakan pada masalah yang mudah belum tentu cukup untuk digunakan pada masalah yang lebih kompleks. Sehingga mature team sering mendapatkan keuntungan dari pelatihan lanjutan untuk membantu para anggota dalam menghasilkan pemecahan masalah yang lebih baik, hubungan yang lebih kuat, kemampuan teknis yang lebih baik.

4.         Mendorong tim untuk menganggap pengembangan yang telah dilakukan sebagai pengalaman

    Tim harus melihat lebih dari satu cara untuk adanya peningkatan, untuk menghadapi ketakutan dan kegagalan para anggota, dan menggunakan konflik sebagai kesempatan untuk pembelajaran.