STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi yaitu menentukan bagaimana pekerjaan dibagi,dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal.

Elemen dari Struktur Organisasi :

A.    Spesialis Kerja

Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi  di bagi-bagi dalam beberapa pekerjaan tersendiri.

B.     Rentang Kendali

Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif. Rentang kendali yang lebar akan lebih efisien dalam hal biaya, namun dalam keadaan tertentu ,bisa mengurangi keefektifan. Rentang kendali yang sempit memiliki 3 kelemahan : akan lebih mahal , komunikasi vertical lebih rumit, pengambilan keputusan mengisolasi top management.

C.     Rantai Komando

Garis wewenang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa. Konsep dalam rantai komando yaitu wewenang dan kesatuan komando.

D.    Departmentalisasi

Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departmentalisasi bisa berdasarkan fungsi , lini produk , geografis , proses , dan pelanggan.

E.     Sentralisasi dan Desentralisasi

Mengacu pada sejauh mana pengambilan keputusan dikosentrasikan pada satu titik tunggal dalam organisasi. Pemecahan masalah dapat dilakukan lebih cepat karena banyak orang memberikan masukan.

F.      Formalisasi

Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam sebuah organisasi dilakukan.

Formalisasi tinggi : deskripsi tugas jelas , banyak regulasi ,dan prosedur yang tegas

Formalisasi rendah : perilaku pekerjaan tidak terprogram dan tingkat diskresi tinggi.

Tipe-tipe desain organisasi :

1.      Common Design Organization :

a)      The Simple Structure

b)      The Bureaucrazy

c)      The Matrix Structure

2.      New Design Options :

a)      The Virtual Organization

b)      Boundaryless organization

Faktor Penentu Struktur Organisasi :

A.    Strategy :

Strategy yang menekankan pada pengenalan produk dan layanan baru.

B.     Organizational Strategy :

Ukuran sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya.

C.     Teknologi :

Cara suatu organisasi mengubah input menjadi output.

D.    Environment :

Desain Organisasi dan Perilaku Karyawan :

1.      Work Specialization

Berkontribusi pada produktivitas pekerja,tetapi  mengurangi kepuasan pekerja

2.      Span of Control

Tidak ada hubungan antara span of control dengan kinerja karyawan, tetapi yang lebih berpengaruh adalah kepuasan kerja managernya.

3.      Sentralization

Pengambilan keputusan secara partisipatif berhubungan positif dengan kepuasan kerja.

Organizational Change

Organizational Change

Pengertian Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi ( organization change ) adalah modifikasi substansif pada beberapa bagian organisasi meliputi jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin – mesin, rancangan organisasi dan lain – lain.

Tujuan Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi memiliki sejumlah tujuan, baik yang bersifat eksplisit maupun implisit. Greiner dan Barnes mengkategorikan tujuan – tujuan yang paling umum diantaranya :

·         Hasil pekerjaan yang lebih baik

·         Penerimaan teknik – teknik baru

·         Motivasi yang meningkat

·         Inovasi lebih banyak

·         Kerjasama yang meningkat

·         Absennya pekerja dalam jumlah lebih sedikit.

      Kekuatan – Kekuatan yang Mendorong Perubahan Organisasi

Ada beberapa kekuatan yang dapat berperan sebagai perangsang perubahan, diantaranya :

1.      Kondisi Tenaga Kerja

Tenaga kerja yang digunakan oleh organisasi kemungkinan memiliki latar belakang budaya yang berbeda dan sangat beragam. Persoalan tenaga kerja dalam organisasi merupakan faktor internal organisasi yang sangat berpengaruh terhadap perubahan organisasi.  Problem – problem internal organisasi yang sering terjadi yaitu :

·         Problem hubungan antar anggota

·         Problem dalam proses kejasama

·         Problem keuangan

2.      Teknologi

Perkembangan dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang semakin cepat dan murah mendorong perusahaan untuk memanfaatkan teknologi tersebut untuk meningkatkan kinerja organisasi secara efektif dan efisien. Sebagai contoh dalam organisasi bisnis, internet dan short message service ( SMS ) dapat mendorong perusahaan untuk memperluas pemasarannya melalui e-commerce. Penggunaan komputer dan otomatisasi yang meningkat serta program TQM dapat meningkatkan kualitas organisasi.

3.      Guncangan Ekonomi

Guncangan ekonomi dalam bentuk kejutan – kejutan ekonomi menimbulkan dampak – dampak yang luar biasa bagi keberadaan organisasi. Perubahan harga minyak dunia, fluktuasi tingkat suku bunga, fluktuasi nilai tukar mata uang asing dan tingkat inflasi yag begitu cepat mendorong perusahaan untuk mengubah strategi – strategi mereka dalam mencapai keunggulan kompetitifnya. Guncangan – guncangan ekonomi merupakan faktor yang sulit dikendalikan oleh organisasi, namun memberikan pengaruh yang besar bagi keberadaan organisasi.

4.      Kompetisi

Dalam era globalisasi dan liberalisasi ekonomi, persaingan yang semakin kompetitif merupakan suatu hal yang tidak terelakan. Tingginya tingkat persaingan memaksa organisasi untuk berubah dalam mempertahankan diri dan  meningkatkan keunggulan bersaingnya. Selain itu, organisasi dituntut untuk berinovasi dalam mengembangkan produk – produk baru dan masuk ke dalam pasar yang semakin terbuka. Contoh persaingan global seperti merger dan konsolidasi serta pertumbuhan pedagang eceran khusus.

5.      Kecenderungan Sosial

Tren – tren sosial yang senantiasa berubah mengikuti perkembangan sosial yang cenderung menggunakan teknologi informasi dan komunikasi mendorong organisasi untuk menggunakan dunia maya seperti penggunaan home page dan e-commercesebagai saran untuk mencapai tujuan organisasi.

6.      Politik Dunia

Perubahan – perubahan politik dunia juga membawa perubahan – perubahan dalam praktik bisnis perusahaan. Berbagai peristiwa besar seperti runtuhnya Uni Soviet, runtuhnya tembok Berlin, reunivikasi negara Jerman, dan invasi Irak atas Kuwait, itu semua harus direspon secara baik oleh organisasi. Contoh lain, hampir seluruh kontraktor besar departemen pertahanan Amerika Serikat  harus berpikir ulang akan usaha bisnis mereka dan membuat perubahan serius dalam menanggapi bubarnya negara Uni Soviet dan menyusutnya dana pembiayaan untuk Pentagon.

Pentingnya Perubahan Terencana

Perubahan yang dilakukan oleh organisasi dapat memberikan dampak yang positif dalam meningkatkan kinerja organisasi jika perubahan – perubahan tersebut terencana dan dikelola dengan baik. Perubahan terencana merupakan kegiatan perubahan yang disengaja dan berorientasi tujuan. Ada dua sasaran dari perubahan terencana yaitu :

1.      Perubahan tersebut mengupayakan perbaikan kemampuan organisasi menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan.

2.      Perubahan itu mengupayakan perubahan perilaku karyawan.

Perubahan – perubahan terencana yang dilakukan oleh agen – agen perubahan di dalam organisai tidak sepenuhnya berjalan lancar, berbagai penolakan terhadap perubahan akan terjadi di dalam sebuah organisasi.

Penolakan terhadap perubahan

Ada dua sumber penolakan terhadap perubahan yaitu :

1.      Penolakan individu

Sumber penolakan perubahan yang bersifat individual terkait dengan karakteristik manusiawi dan aspek psikologis. Ada 5 alasan mengapa individu menolak perubahan, diantaranya :

  Kebiasaan

Individu – individu dalam organisasi cenderung menolak perubahan – perubahan yang dapat mengubah kebiasaan – kebiasaan yang sudah dilakukan individu sebelumnya.

  Keamanan

Orang dengan kebutuhan yang tinggi akan keamanan cenderung akan menolak perubahan karena perubahan itu mengancam perasaan aman mereka.

  Rasa takut terhadap yang tidak diketahui

Perubahan dapat menggantikan sesuatu yang telah diketahui menjadi sesuatu yang ambigu dan tidak pasti. Ambiguitas dan ketidakpastian ini menimbulkan rasa takut sehingga menjadi sumber penolakan terhadap perubahan.

  Pengolahan informasi selektif

Individu cenderung memilih dan mengolah informasi yang mereka pilih dan membentuk persepsi mereka tentang sesuatu hal. Individu cenderung mengabaikan informasi – informasi yang berbeda dengan apa yang menjadi persepsi mereka termasuk informasi tentang perlunya atau manfaat positif dari perubahan di dalam sebuah organisasi. Hal ini menjadi sumber penolakan terhadap perubahan di dalam organisasi tersebut.

2.      Penolakan organisasi

Organisasi cenderung sulit menerima perubahan karena bersifat konservatif yakni ingin menjalankan apa yang selama ini mereka lakukan. Ada enam sumber penolakan organisasi terhadap perubahan yaitu :

  Kelembaban struktural

Hal ini timbul karena organisasi mempunyai mekanisme perekrutan, penempatan  dan diklat karyawan yang menghasilkan kestabilan. Karyawan yang telah diseleksi dan dipilih kemudian ditempatkan pada posisi sesuai dengan keahliannya. Ketika dihadapkan pada perubahan, kelembaban struktural ini bertindak sebagai pengimbang yang mampu mempertahankan stabilitas.

  Karena tidak menyeluruh

Perubahan yang dilakukan pada sebuah subsistem tidak akan berhasil jika tidak diimbangi dengan perubahan pada subsistem yang lain, karena organisasi terbentuk dari sejumlah subsistem yang saling berhubungan.

  Kelembaban kelompok

Norma kelompok dapat menjadi kendala ketika individu – individu ingin mengubah perilaku mereka. Seorang karyawan bersedia menerima perubahan yang dilakukan organisasi mereka namun norma yang berlaku pada serikat karyawan menolak perubahan yang dilakukan organisasi tersebut.

  Ancaman terhadap keahlian

Perubahan pola organisasi dapat mengancam keahlian kelompok – kelompok tertentu dan menjadi penolakan terhadap perubahan yang sedang terjadi. Contonya perubahan sistem informasi dari sistem manual ke sistem komputer dapat diartikan sebagai ancaman bagi orang – orang yang ahli dalam sistem informasi manual.

  Ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang mapan ( status quo )

Adanya perubahan dalam seperti redistribusi wewenang pengambilan keputusan dapat mengancam hubungan kekuasaan yang telah mapan di dalam sebuah organisasi. Misalnya pengambilan keputusan partisipatif atau tim kerja swakelola merupakan jenis perubahan yang sering dianggap sebagai ancaman oleh para manajer menengah.

  Ancaman terhadap alokasi sumber daya yang mapan

Kelompok -  kelompok di dalam organisasi yang mendapat manfaat besar dari alokasi sumber daya yang ada sering merasa terancam oleh perubahan – perubahan yang dapat mempengaruhi alokasi sumber daya tersebut.

 Mengatasi penolakan terhadap perubahan

Penolakan terhadap perubahan baik yang berasal dari individu maupun organisasi merupakan hal yang tidak dapat dihindarkan dari aktivitas perubahan di dalam organisasi. Agen perubahan harus memilih taktik yang tepat untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan. Taktik tersebut diantaranya :

·         Diberikan pendidikan dan membangun komunikasi yang baik antara manajemen dan karyawan baik secara individu maupun kelompok.

·         Melibatkan individu untuk berpartisipasi dalam mengambil keputusan perubahan.

·         Beri kemudahan dan dukungan, misalnya dukungan dalam bentuk penyuluhan dan terapi, pelatihan keterampilan baru atau pemberian cuti yang dibayar.

·          Rundingkan dengan pihak – pihak yang menolak perubahan.

·         Manipulasi dan kooptasi, manipulasi bisa dalam bentuk menghasut, memutar balikkan fakta, menahan informasi yang tidak diinginkan atau menciptakan desas desus palsu. Sedangkan kooptasi merupakan bentuk manipulasi sekaligus partisipasi yakni berupaya menyuap pemimpin kelompok penolak dengan memberi mereka peran utama dalam keputusan perubahan.

·         Pemaksaan, dilakukan melalui penerapan ancaman atau kekuatan langsung terhadap penolak berupa ancaman mutasi, hilangnya promosi, evaluasi kinerja yang buruk, dan surat rekomendasi yang buruk.

Teknik Untuk Membawa Perubahan

- Pelatihan kepekaan : Setiap orang diharuskan untuk memiliki kemampuan dalam mengambil inisiatif sehingga dapat menajamkan kepekaannya.

- Survey umpan balik : Survey dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan dalam suatu organisasi sehingga apabila ada permasalahan dapat langsung diatasi.

- Proses konsultasi : Terkadang sebuah organisasi tidak menyadari aspek mana yang masih perlu dikembangkan, untuk itulah diperlukan konsultasi dengan pihak luar organisasi.

- Team building : Team building meliputi penetapan tujuan, pengembangan hubungan interpersonal anatar tim, dan analisis peran.

- Intergroup development : Pengembangan antar kelompok berguna untuk mengubah sikap kelompok, stereotip dan persepsi dengan satu sama lain.

- Appreciate inquiry : Mengidentifikaso kualitas yang unik dan kekuatan khusus dari orang dan mengimprovisasi akan lebih baik daripada mencari masalah untuk diperbaiki.

Creating A Culture For Change

Menciptakan Budaya Untuk Berubah – Merangsang Budaya yang Inovatif

            Inovasi yang dimaksudkan adalah inovasi yang membawa perubahan, akan tetapi tidak semua perubahan selalu memperkenalkan ide-ide baru atau mengakibatkan perbaikan yang signifikan.

Sumber- sumber dari inovasi :

1.      Struktur organisasi memberikan fleksibilitas, adaptasi dan cross-fertilization yang membuat adopsi lebih mudah.

2.      Semakin lama masa jabatan maka pengetahuannya juga lebih baik.

3.      Memilik banyak sumber daya memungkinkan suatu organisasi untuk mampu membeli inovasi, menanggung biaya, membiasakan mereka dengan aturan organisasi dan menahan kegagalan.

4.      Komunikasi internal yang tinggi melalui komite, task forces, cross functional team dan mekanisme lain.

Idea Champion

            Idea champion mampu mendapatkan komitmen dari orang lain, mengambil keputusan dengan bijaksana. Idea champion melakukan hal yang berbeda dalam budaya yang berbeda. Jadi idea champion adalah orang yang aktif dan bersemangat mempromosikan ide, memberikan dukungan, mengatasi perlawanan dan memastikan bahwa suatu ide dilaksanakan.

Creating a Learning Organization (Menciptakan Learning Organization)

Cara lain organisasi dapat secara aktif mengelola perubahan adalah membuat pertumbuhan yang berkelanjutan dari budaya yang menjadi sebuah learning organization. Learning organization secara terus menerus beradaptasi dan berubah.

·         Single-loop learning yaitu ketika mereka mendeteksi kesalahan, proses koreksi mereka bergantung pada rutinitas masa lalu dan kebijakan sekarang.

·         Double loop learning yaitu memperbaiki kesalahan dengan memodifikasi tujuan, kebijakan, dan prosedur standar dan menantang asumsi-asumsi yang berakar dan norma-norma

Learning organization adalah bentuk dari solusi atas masalah organisasi tradisional seperti fragmentasi, persaingan dan kereaktifan.

1.      Pertama, fragmentasi menciptakan dinding yang memisahkan fungsi yang berbeda ke dalam dan menyebabkan kompetisi.

2.      Kedua, penekanan yang berlebihan pada kompetisi sering melemahkan kolaborasi. Divisi bersaing ketika mereka harus bekerja sama dan berbagi pengetahuan. Pemimpin tim bersaing untuk menunjukkan siapa manajer yang terbaik.

3.      Ketiga, reactiveness yang lebih menekankan pemecahan masalah daripada penciptaan. Pemecah masalah mencoba membuat sesuatu yang pergi, sementara seorang pencipta mencoba untuk membawa sesuatu yang baru.

Characteristics of a Learning Organization

1.         Ada visi bersama

2.         Membuang cara lama berpikir dan rutinitas standar untuk memecahkan masalah atau melakukan pekerjaan

3.         Memikirkan semua proses organisasi, kegiatan, fungsi, dan interaksi dengan lingkungan sebagai bagian dari sistem antar hubungan.

4.         Terbuka berkomunikasi dengan satu sama lain

5.         Minat yang sama untuk bekerja sama untuk mencapai visi organisasi

Managing Learning

1.       Menetapkan sebuah strategi. Manajemen perlu membuat komitmennya untuk perubahan, inovasi dan perbaikan terus-menerus.

2.       Mendesain ulang struktur organisasi. Perataan struktur, menggabungkan departemen dan meningkatkan penggunaan tim lintas fungsional memperkuat tim

3.       Membentuk kembali budaya organisasi. Manajemen perlu mendorong konflik dan membuka keterbukaan di tempat kerja.

Perubahan Politik

Perubahan radikal terlalu mengancam.Hal ini menjelaskan mengapa dewan komisaris yang sering beralih ke calon pemimpin baru

Approaches to Managing Organizational Change

Pendekatan untuk Mengatur Perubahan Organisasi

Lewin’s Three Step Model

Kurl Lewin berpendapat bahwa perubahan yang sukses dalam organisasi hendaknya mengikuti tiga langkah : Melelehkan  [unfreezing] statue quo,gerakan ke keadaan baru, danmembekukan [refreezing] perubahan baru umtuk membuatnya permanen.

                                                                                               

 Status quo dapat dianggap sebagai keadaan keseimbangan. Untuk bergerak menjauhi keseimbangan ini untuk mengatasi tekanan dari keenganan individu maupun jonformitas kelompok diperlukan pelelehan.Kekuatan pendorong  [Driving forces], yang mengarahkan perilaku menjauhi status quo, dapat di tingkatkan.

Kekuatan penahan[Restraining forces], yang merintangi gerakan menjauhi keseimbangan yang ada, dapat dikurangi . Alternatif ketiga adalah menggabungkan kedua  pendekatan pertama.

Manajemen juga bisa mencairkan penerimaan status quo dengan menghapus kekuatan menahan. Keluhan dan pemahaman tiap karyawan dapat didengar dan diperjenih . Asumsikan bahwa sebagian besar rasa takut itu tidak berdasar, penyuluh dapat menjamin ke para karyawan bahwa tidak ada yang perlu dikhawatirkan dan kemudian memperlihatkannya , lewat bukti yang berwujud, bahwa kekuatan penahan itu tidak beralasan, jika penolakan itu luar biasa tinggi, manajemen mungkin harus memilih mengurangi penolakan maupun meningkakan daya tarik alternative itu agar pelelehan itu berhasil.

Delapan Langkah Rencana Pelaksanaan Perubahan – Kotter

John Kotter membangun tiga langkah model Lewin untuk menciptakan pendekatan yang lebih rinci untuk menerapkan perubahan. Kotter mulai dengan mendaftar kesalahan umum manajer ketika mencoba memulai perubahan kemudian membuat delapan langkah berurutan untuk mengatasi masalah ini.:

1.        Menetapkan rasa urgensi dengan menciptakan alasan kuat mengapa perubahan diperlukan.

2.        Membentuk koalisi dengan kekuatan yang cukup untuk memimpin perubahan.

3.        Membuat visi baru untuk mengarahkan perubahan dan strategi untuk mencapai visi.

4.        Mengkomunikasikan visi ke seluruh organisasi.

5.        Memberdayakan orang untuk bertindak atas visi dengan menghilangkan hambatan untuk mengubah dan mendorong pengambilan resiko dan pemecahan masalah secara kreatif.

6.        Perencanaan, pembuatan, penghargaan “kemenangan” jangka pendek untuk menggerakkan organisasi menuju visi baru.

7.        Konsolidasi perbaikan, menilai kembali perubahan, dan membuat penyesuaian yang diperlukan dalam program baru.

8.        Memperkuat perubahan dengan menunjukkan hubungan antara perilaku baru dan keberhasilan organisasi.

Empat langkah pertama Kotter dasarnya ekstrapolasi tahap Lewin “unfreezing”. Langkah 5, 6 dan 7 mewakili “gerakan” dan tahap terakhir bekerja pada “refreezing”. Jadi kontribusi Kotter terletak dalam menyediakan manajer dan agen perubahan dengan panduan yang lebih rinci untuk berhasil mengimplementasikan perubahan.

Action Research

Action research adalah proses perubahan berdasarkan pengumpulan data yang sistematis dan pemilihan tindakan perubahan berdasarkan apa yang ditunjukkan oleh data yang dianalisis.

Penelitian tindakan terdiri dari 5 langkah:

Diagnosa

Agen perubahan mengumpulkan informasi tentang masalah dan perubahan yang diperlukan dari anggota organisasi

Analisa

Dalam penelitian tindakan, agen perubahan mengajukan pertanyaan, ulasan catatan, dan wawancara karyawan dan mendengarkan keluhan mereka. Penelitian tindakan membutuhkan orang-orang yang akan berpartisipasi dalam program perubahan untuk membantu mengidentifikasi masalah dan menentukan solusi.

Umpan balik

Karyawan dengan bantuan agen perubahan, mengembangkan rencana tindakan yang akan dilakukan untuk membawa perubahan yang diperlukan.

Contoh : Ketika ada rapat terbuka tentang kenaikan harga jual suatu produk,para manajer melibatkan para karyawan untuk mengeluarkan ide mereka,para karyawan aktif memberikan feedback mereka demi kemajuan perusahaan.

Tindakan

Karyawan dan agen peubahan melaksanakan tindakan spesifik yang telah mereka identifikasi untuk memperbaiki masalah.

Contoh : bila ada suatu masalah misalnya keluhan konsumen,para karyawan yang menerima kritik dari konsumen sebaiknya langsung melapor pada pihak yang menangani masalah,sehingga bisa langsung diluruskan permasalahannya.

Evaluasi

Mengevaluasi efektivitas rencana aksi, dengan menggunakan data awal sebagai patokan. Setelah kita melaksanakannya,kita mengevaluasi dari awal hingga pada hasil akhirnya,apa saja yang masih perlu dibenahi,ditambahkan,atau mungkin dihilangkan.

Penelitian tindakan memberikan setidaknya 2 manfaat spesifik:

1.      Melihat pada fokus masalah. Agen perubahan melihat masalah secara objektif. Jenis masalah menentukan jenis tindakan perubahan.

2.      Karena tindakan penelitian melibatkan karyawan secara menyeluruh dalam proses, hal itu mengurangi resistensi terhadap perubahan. Setelah karyawan telah berpartisipasi aktif dalam tahap umpan balik,proses

Organizational Development                

Pengembangan organisasi adalah kumpulan cara pengembangan efektivitas organisasi dan kesejahteraan pekerja. Pengembangan organisasi ini menghargai manusia(pekerja), pertumbuhan organisasi, kolaborasi, proses partisipasi dan semangat penyelidikan. Pengembangan organisasi berfokus pada kesadaran individu akan lingkungan kerjanya

Ada 5 pokok penting dari pengembangan organisasi yaitu:

1.      Menghormati orang : Harus menghargai dan memperlakukan setiap orang dengan baik, sopan, tiap orang merasa bertanggung jawab dan berhati-hati akan tindakannya

2.      Saling membantu dan percaya: Organisasi yang baik adalah organisasi yang memiliki karakter  yang  baik, bisa dipercaya, dan terbuka

3.      Kesamaan kekuasaan: Organisasi yang efektif adalah organisasi yang menekankan pada kekuasaan hirarki dan kontrol

4.      Konfrontasi: Masalah harus diatasi keterbukaan

5.      Partisipasi: Dibutuhkan partisipasi dari semua anggota organisasi dalam pembuatan keputusan serta komitmen untuk mengimplikasikannya